> FORMAZIONE PER PA E TERZO SETTORE
Corso per la gestione efficace delle riunioni
Il gioco è realtà – Un percorso formativo dedicato alla preparazione e alla gestione delle riunioni interistituzionali e multidisciplinari.
Il corso aiuta i partecipanti a riconoscere aspettative, punti di vista e possibili difficoltà comunicative prima dell’incontro, a monitorare ciò che accade durante la riunione e a utilizzare il debriefing per consolidare le buone pratiche e affrontare le criticità emerse.
Attraverso visualizzazioni, simulazioni e role playing, i partecipanti sperimentano situazioni concrete e si allenano ad assumere ruoli e prospettive differenti dalla propria.
Perchè attivare questo percorso
Le riunioni tra servizi, enti e professionalità differenti sono momenti essenziali per condividere informazioni, prendere decisioni e coordinare gli interventi. Allo stesso tempo, possono diventare spazi complessi, attraversati da aspettative diverse, obiettivi non sempre espliciti e differenti linguaggi professionali e istituzionali.
Comunicare un contenuto, infatti, non significa necessariamente essere compresi. Fraintendimenti, divergenze e reazioni emotive possono interferire con l’andamento dell’incontro e rendere più difficile arrivare a conclusioni chiare e condivise.
Preparare una riunione non significa soltanto definire un ordine del giorno. Richiede di considerare i possibili scenari, le aspettative delle persone e delle istituzioni coinvolte, i fattori di conflitto e le risorse necessarie per affrontarli.
Il corso permette di lavorare sulle diverse fasi dell’incontro: la preparazione, la conduzione, il monitoraggio della comprensione e la valutazione finale. Le simulazioni aiutano inoltre a sperimentare il punto di vista degli altri partecipanti e a riconoscere come ruoli, appartenenze ed esperienze differenti possano influenzare la comunicazione.
A chi è rivolto
Il corso è destinato a Pubbliche Amministrazioni, enti, servizi e organizzazioni del Terzo Settore che desiderano migliorare la preparazione e la gestione delle proprie riunioni di lavoro.
Può coinvolgere professionisti che partecipano a:
- riunioni interistituzionali;
- incontri tra enti, servizi e organizzazioni differenti;
- riunioni di équipe multidisciplinari;
- tavoli di rete e coordinamento;
- incontri nei quali devono essere integrate competenze, funzioni e prospettive diverse;
- riunioni caratterizzate da criticità comunicative, divergenze o fattori di conflitto.
Il percorso può essere costruito a partire dalle situazioni realmente affrontate dai partecipanti oppure da casi verosimili, scelti insieme all’organizzazione.
Obiettivi del corso
Il percorso formativo permette di:
- preparare in modo più consapevole le riunioni interistituzionali e multidisciplinari;
- riconoscere le aspettative personali e istituzionali presenti nell’incontro;
- anticipare possibili scenari, difficoltà comunicative e fattori di conflitto;
- chiarire gli obiettivi e le risorse necessarie prima della riunione;
- monitorare la comprensione degli interventi durante l’incontro;
- utilizzare feedback e domande per ridurre fraintendimenti e ambiguità;
- governare le dinamiche emotive e interpersonali tra i partecipanti;
- comprendere punti di vista professionali e istituzionali differenti dal proprio;
- utilizzare il debriefing per valutare l’andamento della riunione;
- consolidare le buone pratiche e trasformare le criticità in possibilità di sviluppo.
Contenuti del corso
Il percorso di riferimento si articola in quattro incontri, collegati tra loro attraverso una progressione che accompagna i partecipanti dalla preparazione della riunione alla gestione di una simulazione interistituzionale o multidisciplinare completa.
Primo incontro
Il primo incontro è dedicato agli aspetti preliminari della riunione.
I partecipanti lavorano sulle aspettative personali e istituzionali e sulle risorse emotive, cognitive e sociali che ciascuna persona porta all’interno dell’incontro.
Attraverso la visualizzazione mentale vengono esplorati possibili scenari, difficoltà e risposte. La visualizzazione diventa così un “gioco” utile a preparare la riunione e a riconoscere anticipatamente alcuni dei suoi passaggi più complessi.
L’incontro si conclude con un primo role-play costruito a partire da un caso concreto o verosimile e con la successiva discussione dell’esperienza.
Secondo incontro
Il secondo incontro riprende le riflessioni emerse durante la prima sessione e accompagna il gruppo nella progettazione di una nuova simulazione.
I partecipanti individuano ruoli, funzioni e possibili fattori di conflitto, sperimentando competenze o appartenenze istituzionali differenti dalle proprie.
Il debriefing permette di:
- osservare le dinamiche attivate;
- riconoscere i punti di vista presenti;
- collegare l’esperienza ai contesti professionali;
- individuare strategie per integrare conflitti e divergenze;
- preparare una successiva simulazione mantenendo i medesimi ruoli.
Terzo incontro
Il terzo incontro approfondisce i fattori di conflitto e le divergenze emersi nelle sessioni precedenti, con l’obiettivo di renderli più riconoscibili ed espliciti.
Il role-play si concentra sui possibili punti di scontro legati:
- alle differenti prospettive istituzionali;
- alle aspettative personali e professionali;
- agli obiettivi di cui ciascun partecipante è portatore;
- ai diversi modi di interpretare la stessa situazione;
- ai fraintendimenti comunicativi generati da esperienze e appartenenze differenti.
Assumere una funzione o un’appartenenza istituzionale diversa dalla propria aiuta i partecipanti a sperimentare il punto di vista altrui e ad aumentare la consapevolezza delle dinamiche che attraversano una riunione.
Il debriefing permette di sistematizzare l’esperienza e di preparare una simulazione conclusiva dedicata a un tema potenzialmente divisivo.
Quarto incontro
Nel quarto incontro viene realizzata una riunione interistituzionale o multidisciplinare completa, concordata nella sessione precedente.
In questa simulazione ciascun partecipante rappresenta sé stesso e il proprio ente o servizio. L’attenzione viene rivolta in particolare:
- all’esplicitazione dei nodi critici;
- alla gestione delle divergenze;
- ai fattori di conflitto;
- agli aspetti emotivi connessi alla frustrazione;
- alle reazioni di rabbia o aggressività;
- alla costruzione di conclusioni comprensibili e condivise.
Il debriefing finale consente di rileggere sia la simulazione sia l’intero percorso formativo, individuando gli elementi migliorabili, le ragioni di eventuali difficoltà e le buone pratiche trasferibili nei contesti lavorativi.
Metodologia
Il corso utilizza un modello di action learning, nel quale l’apprendimento nasce dall’esperienza, dalla sua osservazione e dalla successiva rielaborazione.
Ogni incontro alterna:
- brevi contributi informativi e teorici;
- visualizzazione mentale dei possibili scenari;
- preparazione condivisa delle simulazioni;
- role playing di riunioni interistituzionali o multidisciplinari;
- sperimentazione di ruoli e punti di vista differenti;
- osservazione delle dinamiche comunicative, relazionali ed emotive;
- debriefing delle attività;
- rielaborazione e sistematizzazione teorica dell’esperienza.
Le simulazioni possono partire da situazioni realmente vissute dai partecipanti oppure da casi probabili e verosimili. Il lavoro permette di sperimentare direttamente strategie di preparazione, comunicazione e gestione della riunione e di valutarne gli effetti all’interno del gruppo.
Formato
Il corso si svolge in presenza, presso una sede concordata con l’Ente o con l’organizzazione.
Il percorso di riferimento prevede quattro incontri della durata indicativa di tre o quattro ore ciascuno.
Il numero degli incontri, la durata complessiva e i contenuti possono essere calibrati in relazione:
- alle esigenze dell’organizzazione;
- alle caratteristiche del gruppo;
- alla tipologia di riunioni affrontate;
- ai temi e alle situazioni portati dai partecipanti;
- agli obiettivi formativi individuati insieme all’Ente.
Il formatore
Davide Scotti
Psicoterapeuta in ambito clinico e relazionale, Davide Scotti conduce il percorso integrando la lettura delle dinamiche emotive e relazionali con attività esperienziali basate sul role playing e sulla rielaborazione di gruppo.
Possibile co-conduzione: Luca Chieregato
Il percorso può prevedere la co-conduzione di Luca Chieregato, scrittore, attore, regista, formatore e cantastorie.
Lavora in Italia e in Svizzera come formatore teatrale e narrativo rivolgendosi a bambini, insegnanti, aziende e organizzazioni. Ha maturato esperienze di formazione e consulenza con realtà nazionali e internazionali e collabora a progetti dedicati alla comunicazione efficace in ambito ospedaliero.
L’eventuale composizione del gruppo di formazione viene definita in relazione alle caratteristiche e agli obiettivi del percorso.
Domande frequenti
Il corso è rivolto soltanto a chi conduce le riunioni?
No. Il percorso può coinvolgere tutte le persone che partecipano a riunioni interistituzionali o multidisciplinari. Le attività permettono di lavorare sia sulla conduzione sia sul contributo comunicativo, relazionale e professionale di ciascun partecipante.
Quanto dura il percorso?
Il percorso di riferimento prevede quattro incontri della durata indicativa di tre o quattro ore ciascuno. L’articolazione può essere calibrata in base agli obiettivi dell’organizzazione e ai temi che si desidera approfondire.
Il corso può essere personalizzato?
Sì. Le simulazioni, i casi e i contenuti possono essere costruiti a partire dalle riunioni realmente affrontate dall’Ente, dai servizi coinvolti e dalle criticità individuate.
Il percorso si svolge online o in presenza?
Il corso è progettato per svolgersi in presenza, presso una sede concordata con l’Ente o con l’organizzazione.
È necessario avere esperienza di recitazione per partecipare ai role playing?
No. Il role playing non è una prova teatrale, ma uno strumento formativo. Serve a sperimentare situazioni, ruoli e punti di vista e a osservare le dinamiche che emergono durante la simulazione.
I partecipanti possono proporre casi tratti dal proprio lavoro?
Sì. Le attività possono essere costruite a partire da riunioni, situazioni o temi portati dai partecipanti, nel rispetto degli obiettivi concordati con l’organizzazione.
Il corso affronta anche i conflitti che emergono durante le riunioni?
Sì. Il percorso permette di riconoscere ed esplicitare divergenze, nodi critici e reazioni emotive. Il conflitto viene affrontato come una delle dinamiche da integrare nella gestione dell’incontro, non come l’unico tema del corso.
Qual è la differenza rispetto a un corso generale sulla comunicazione?
Il percorso è specificamente dedicato alle riunioni di lavoro. Affronta la preparazione dell’incontro, la comprensione reciproca durante la riunione, le dinamiche tra ruoli e istituzioni e il debriefing conclusivo.
Contattaci
Compila il modulo per indicarci le esigenze del tuo Ente o della tua organizzazione. I nostri responsabili ti ricontatteranno per costruire insieme un percorso formativo personalizzato.